W dniu 25 września 2024 roku weszła w życie ustawa o ochronie synglistów, która ma na celu zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości w kontekście związanym z pracą. Chociaż pośrednictwo nieruchomości nie jest pierwszym skojarzeniem przy omawianiu kwestii związanych z sygnalizowaniem nadużyć, ustawa ta nakłada obowiązki, które mają istotny wpływ na działalność pośredników. Wynika to z faktu, iż pośrednicy nieruchomości są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finasowaniu terroryzmu. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak nowe przepisy wpływają na tę grupę zawodową, jakie obowiązki nakładają na pośredników nieruchomości oraz jakie konsekwencje mogą wyniknąć z ich nieprzestrzegania.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą (ang. whistleblower) jest osoba, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Zgłoszenia mogą dotyczyć różnorodnych kwestii, takich jak korupcja, usługi, produkty i rynki finansowe, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, ochrona prywatności i danych osobowych. W rozumieniu ustawy sygnalistą może być pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, ale też stażysta czy wolontariusz.

Obowiązki pośredników nieruchomości

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, zobowiązany jest do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”.

Próg, o którym mowa powyżej nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finasowaniu terroryzmu, co oznacza, iż pośrednicy nieruchomości zobowiązani są do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Ochrona sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje grzywnę, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, za działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. W przypadku, gdy pośrednik nieruchomości podejmie działania mające na celu zastraszenie, zwolnienie lub dyskryminację sygnalisty, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności prawnej. To właśnie ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi jest jednym z kluczowych elementów ustawy.

Najczęstsze nieprawidłowości w pośrednictwie nieruchomości

W branży nieruchomości mogą pojawiać się różne formy naruszeń, które mogą być zgłaszane przez sygnalistów. Do najczęstszych należą:

1. Naruszenia praw konsumentów –  wprowadzanie klientów w błąd co do stanu technicznego nieruchomości, prezentowanie nieruchomości w sposób odbiegający od jej rzeczywistego wyglądu.
2. Korupcja i konflikty interesów – pośrednicy mogą być narażeni na pokusy finansowe, przyjmowanie zadatków czy zaliczek, obniżenie wartości nieruchomości, aby zaniżyć podatek PCC lub podatek dochodowy, manipulowanie wyceną, manipulowanie ofertami czy faworyzowanie niektórych klientów.
3. Naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych – w obrocie nieruchomościami przetwarzanych jest wiele wrażliwych danych osobowych, a ich niewłaściwa ochrona może prowadzić do poważnych naruszeń prawa.
4. Ochrona środowiska – zatajanie informacji o zanieczyszczeniu gruntu czy występowaniu niebezpiecznych substancji w materiałach budowanych.

Implementacja procedury zgłoszeń wewnętrznych w biurach nieruchomości

Wdrożenie odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń może wydawać się skomplikowane, jednak istnieje kilka kluczowych kroków, które mogą pomóc w spełnieniu wymogów ustawy:

1. opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych – biura nieruchomości powinny stworzyć szczegółowe procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości, ochrony osób dokonujących zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Wzór dokumentu w postaci procedury można znaleźć na stronie: www.klaudynajarzeckoslacz.pl. Konieczne jest zachowanie poufności w procesie zgłaszania i rozpatrywania nieprawidłowości.
2. szkolenie pracowników – pracownicy powinni być regularnie szkoleni w zakresie rozpoznawania nieprawidłowości oraz procedur zgłaszania ich wewnątrz firmy.
3. promowanie kultury otwartości – zgłaszanie nieprawidłowości jest postrzegane jako działanie prospołeczne;
4. zapobieganie działaniom odwetowym wobec osób zgłaszających nieprawidłowości.

Konsekwencje nieprzestrzegania ustawy

Brak wdrożenia odpowiednich procedur zgodnych z ustawą o ochronie sygnalistów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Pośrednicy nieruchomości mogą zostać ukarani karą grzywny za brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz za ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy. Brak procedury może narazić pośredników nieruchomości na utratę zaufania klientów i partnerów biznesowych. Dodatkowo, brak ochrony sygnalistów może prowadzić do długotrwałych sporów sądowych i negatywnie wpłynąć na reputację pośrednika nieruchomości.

Podsumowanie

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza nowe wyzwania dla pośredników nieruchomości, które wymagają dostosowania się do wymogów prawnych. Chociaż wdrożenie procedur ochrony sygnalistów może wydawać się czasochłonne, aczkolwiek może zostać skrócone w związku ze skorzystaniem z wzorów dokumentów. Korzyści płynące z ich wprowadzenia takie jak poprawa transparentności oraz ochrona przed potencjalnymi sankcjami – są nieocenione. Pośrednicy, którzy zignorują te przepisy, mogą narazić swoje firmy na konsekwencje, zarówno prawne, jak i wizerunkowe.

Tomasz Biernacki – redaktor

Doświadczony redaktor i pasjonat biznesu. Jego zamiłowanie do pisania oraz fascynacja światem finansów zaprowadziły go na ścieżkę kariery jako autora specjalizującego się w tematyce bankowości i biznesu. Jego prace cechuje precyzja, klarowność i głęboka wiedza branżowa.